Legg et møte i kalenderen
Når du har registrert et møte i Fivarro, slipper du å skrive alt en gang til i kalenderen. Legg i kalender åpner et ferdig utfylt «Nytt møte»-vindu i Outlook eller Google Kalender. Der ser du over møtet, legger til det du vil, og sender invitasjonen selv.
Varighet og sted
Når du velger Møte og setter en dato, får skjemaet to felt til:
- Varighet: 15 min, 30 min, 45 min, 1 t, 1,5 t eller 2 t. Standard er 1 time.
- Sted: en adresse, et møterom eller en Teams-lenke.
Flytter du møtet til et annet tidspunkt senere, beholder det varigheten. Du trenger bare å velge varighet på nytt hvis møtet skal bli lengre eller kortere.
Hvor du finner «Legg i kalender»
- Rett etter at du har lagret et nytt møte: meldingen som bekrefter lagringen, har knappen Legg i kalender.
- I tidslinjen: åpne menyen ⋮ på møtet og velg Legg i kalender.
- Når du redigerer møtet: knappen Legg i kalender nederst i skjemaet. Har du endret noe, lagres endringene først, så kalenderen får riktig tid.
Valget finnes bare for møter som er planlagt, altså lagret med et tidspunkt fram i tid og ikke fullført. Et møte du registrerer etter at det har skjedd, skal ikke i kalenderen.
Velg kalender
- Outlook (jobb/skole): Outlook på web for jobb- eller skolekontoer (Microsoft 365).
- Outlook.com (privat): Outlook på web for private kontoer.
- Google Kalender.
Møtet åpnes i en ny fane. Bruker du Outlook-appen på PC eller Mac, logger du inn med samme konto på web. Møtet havner i den samme kalenderen.
Fivarro husker hvilken kalender du brukte sist, og viser den øverst neste gang.
Hva som blir med
| I kalenderen | Fra Fivarro |
|---|---|
| Emne | Tittelen på møtet (første linje i teksten) |
| Tid | Starttid og varighet. Eldre møter uten varighet får 1 time. |
| Sted | Sted-feltet |
| Deltakere | Personene møtet er koblet til, med primær e-postadresse |
| Beskrivelse | Resten av møteteksten, og eventuelt en lenke tilbake til Fivarro |
Deltakere er bare personene møtet er koblet til. Er møtet koblet til et firma eller en sak, inviteres ingen fra firmaet automatisk. Koble personene du faktisk skal møte. Personer uten e-postadresse står under Mangler e-post, så du ser hvem som ikke kom med. Kolleger i Fivarro legger du til selv i møtevinduet.
Tekst og lenke: du bestemmer
Invitasjonen går ofte til kunden, og teksten i Fivarro er skrevet for deg selv. Derfor har menyen to valg:
- Ta med møteteksten: på som standard. Skru den av hvis teksten er et internt notat.
- Ta med lenke til Fivarro: av som standard. Lenken virker bare for deg og kolleger med tilgang, så den er mest nyttig for interne møter.
Under valgene ser du nøyaktig den beskrivelsen som går ut. Fivarro husker valgene til neste gang.
Er teksten veldig lang, kortes den ned med «…» så lenken til kalenderen virker. Deltakerne kuttes aldri. Har møtet svært mange deltakere, rundt 40 eller flere, blir lenken for lang selv uten tekst. Da kan du ikke velge Outlook og Google, og må legge deltakerne til i kalenderen selv.
Én vei, én gang
Møtet legges i kalenderen én gang. Fivarro får ikke vite om endringer du gjør i Outlook eller Google. Endrer du møtet i Fivarro etterpå, legger du det i kalenderen på nytt og sletter det gamle møtet i kalenderen selv.