Loggfør kundekontakt med aktiviteter
En aktivitet er en hendelse knyttet til en kontakt eller sak: et notat du tok etter en samtale, en oppgave du skal følge opp, et møte som er planlagt. Over tid bygger aktivitetene opp en komplett historikk — slik at hvem som helst på teamet kan ta over en kunde og forstå hva som har skjedd.
Fire aktivitetstyper
| Type | Når brukes den |
|---|---|
| Notat | Fritekst — skriv ned hva som ble sagt, besluttet, eller observert |
| Oppgave | Noe som må gjøres — med eier og forfallsdato |
| Samtale | En telefonsamtale — logg hva som ble diskutert |
| Møte | Et planlagt møte — med dato og eventuelt notat etterpå |
Logg en aktivitet
Åpne et firma, en person eller en sak. Klikk + Aktivitet øverst i tidslinjen.
- Velg type (notat, oppgave, samtale eller møte) med knappene øverst i skjemaet.
- Skriv i tekstfeltet — hva skjedde, hva ble avtalt? Første linje blir tittelen, så start med det viktigste og skriv detaljene på linjene under.
- For oppgave, samtale og møte: sett forfallsdato og velg eier (hvem er ansvarlig?).
- Klikk Lagre.
Det finnes ikke noe eget tittelfelt. Når teksten har mer enn én linje, ser du Tittel: «…» under feltet, så du vet hva som vises i lister og på dashbordet.
Samtaler og møter uten fremtidig forfallsdato markeres automatisk som fullfort — de logges som noe som allerede har skjedd.
Planlegg neste steg
På en sak-detaljside finner du Planlegg neste steg som en snarveisknapp. Denne åpner aktivitetsskjemaet forhåndsvalgt til oppgave/samtale/møte — klar til å fylle inn hva du skal følge opp og når.
Bruk dette konsekvent etter hvert møte eller samtale: «Neste steg er å sende over et tilbud innen fredag.» Da slipper ingenting gjennom sprekkene.
Tidslinjen
Firma-, person- og sakssiden har en tidslinje med alt som er loggført. Den er delt i to:
- Planlagt øverst: oppgaver, samtaler og møter som ikke er gjort ennå. Det som har passert fristen står først, og overskriften viser for eksempel 1 forfalt i rødt. Deretter kommer det som skal skje i dag og senere, og til slutt det som ikke har frist. Du ser de fem første. Klikk Vis alle for resten.
- Historikk under: det som har skjedd, med det nyeste først, gruppert per måned. Her ligger notater, e-poster, tilbudshendelser og fullførte oppgaver, samtaler og møter.
Hver aktivitet er én linje: tittel, starten av teksten i grått, dato og initialene til den som eier den. Klikk på linjen for å se hele aktiviteten. Der kan du redigere, slette eller legge et møte i kalenderen. Klikk på en e-post for å åpne hele meldingen.
Vil du se mer tekst uten å klikke, velger du Detaljert øverst i tidslinjen. Da vises to linjer av teksten under hver tittel. Valget huskes i nettleseren og gjelder alle tidslinjer. Planlagt kan også lukkes med pilen ved overskriften.
I historikken står en aktivitet på datoen den skjedde, ikke datoen den ble opprettet. En oppgave står på dagen den ble huket av. Et møte eller en samtale står på tidspunktet det var satt til, eller dagen det ble huket av hvis det var tidligere.
Fullfør og marker som gjort
Oppgaver, samtaler og møter kan fullføres. Klikk på ringen til venstre for aktiviteten i tidslinjen. Den flytter seg da fra Planlagt ned i Historikk med en gang. Klikker du på haken igjen, flytter den tilbake til Planlagt.
Mine oppgaver og kommende aktiviteter
Trenger du oversikt over alt du har på gang på tvers av kunder?
- Oppgaver i venstremenyen — alle åpne oppgaver der du er eier
- Kommende — oppgaver og møter med forfallsdato de neste dagene
Disse visningene er personlige — du ser bare dine egne saker, ikke hele teamets.
Filtrer aktivitetslisten
På Aktiviteter i venstremenyen ser du alle aktiviteter på tvers av kunder. Filtrer på:
- Type (notat, oppgave, samtale, møte)
- Status (åpen, fullfort)
- Eier
- Tidsrom
Tips for god loggføring
- Skriv ned hva som ble avtalt, ikke bare hva som ble sagt. «Vi diskuterte pris» er lite nyttig. «Kunden kan gå opp til 120 000 kr — avventer godkjenning fra sin CFO» er nyttig.
- Opprett alltid en oppfølgingsoppgave etter samtaler og møter. Ingen sak bør avsluttes uten et neste steg.
- Bruk @-omtaler for å trekke inn en kollega direkte i notatet — de varsles og ser konteksten der den hører hjemme. Se artikkelen Tagg en kollega med @.
- Knytt aktiviteten til riktig sted. En samtale med CFO-en om kontraktvilkår hører hjemme på saken, ikke bare på personkortet.
Vanlige spørsmål
Kan jeg knytte en aktivitet til flere kontakter? Ja. En aktivitet knyttes til én primærkilde (firmaet, personen eller saken du opprettet den fra), men du kan legge til ekstra koblinger. Aktiviteten dukker opp i tidslinjen på alle tilknyttede poster.
Kan jeg slette en aktivitet? Ja — klikk på aktiviteten i tidslinjen for å åpne den, trykk på trepunktsmenyen og velg Slett. Sletting er permanent for aktiviteter.
Hvem ser aktivitetene mine? Alle teammedlemmer med tilgang til kontoen ser alle aktiviteter. Aktiviteter er ikke private.
Kan jeg redigere en aktivitet etter at den er lagret? Ja. Klikk på aktiviteten i tidslinjen for å åpne den, trykk på trepunktsmenyen og velg Rediger. Endringen lagres med tidsstempel i revisjonsloggen.