Kopier e-postadresser fra saker
Noen ganger vil du sende samme e-post til kundene på mange saker samtidig, for eksempel en påminnelse til alle som har fått tilbud. Fivarro sender ikke e-posten for deg. Den gir deg en ferdig liste med adresser som du limer inn i Outlook, Gmail eller en annen e-postklient.
Slik gjør du det
- Gå til Saker og velg listevisningen.
- Velg en pipeline i filteret. Da dukker det opp et filter for steg, der du velger fasen du vil nå, for eksempel «Tilbud sendt». Du kan kombinere med de andre filtrene, som eier, tagger og lagrede visninger.
- Kryss av sakene som skal være med. Krysser du av øverst i tabellen, velges alle sakene som er lastet inn. Finnes det flere saker som matcher filteret, får du valget Velg alle N saker som matcher filteret.
- Trykk Kopier e-postadresser.
- Se over mottakerne i dialogen. Alle er krysset av fra start, og du fjerner krysset ved dem som ikke skal være med.
- Trykk Kopier og lim adressene inn i e-posten din.
Adressene kopieres som kari@bakeriet.no; per@fisk.no; …, uten navn, slik at de kan limes rett inn i et adressefelt.
Lim inn i Bcc, ikke i Til eller Kopi. Står adressene i Bcc, ser ikke mottakerne hverandres adresser. Kundene dine skal ikke få vite hvem andre du har tilbud ute hos.
Hvem kommer med?
Øverst i dialogen velger du hvem som skal med:
| Valg | Hvem |
|---|---|
| Kontaktpersoner på saken (standard) | Personene som er koblet til saken og har en e-postadresse. Har ingen av dem en adresse, brukes firmaets primærkontakt i stedet. |
| Alle kontaktpersoner på firmaet | Alle som er koblet til sakens firma og fortsatt jobber der. Kontakter med en sluttdato som er passert, er ikke med. |
| Ta med firmaets egen e-post | Legger i tillegg til firmaets egen adresse, for eksempel post@firma.no. |
Litt mer om hvordan lista bygges:
- Hver person er med med én adresse: den som er merket som primær, ellers den første som er fylt ut.
- Står samme person på flere saker, eller har to personer samme adresse, kommer adressen bare med én gang. Store og små bokstaver regnes som like.
- Slettede personer og arkiverte saker er aldri med.
- Saker der ingen har en e-postadresse, listes under «N saker har ingen kontakt med e-post». Trykk vis for å se dem og åpne en sak for å legge inn en adresse.
- Krysser du bort en mottaker og bytter valg, forblir personen bortkrysset.
Store utsendelser
- Du kan hente adresser fra maks 1000 saker om gangen. Matcher filteret flere, ber Fivarro deg om å snevre det inn.
- Outlook og Exchange tillater som regel 500 mottakere per e-post. Har du valgt flere, deles lista i grupper på 500, med én kopier-knapp for hver gruppe. Send én e-post per gruppe.
For aktive saker, ikke nyhetsbrev
Verktøyet er laget for å følge opp kontakter i saker du jobber med, der kunden venter å høre fra deg. Det er ikke et verktøy for nyhetsbrev eller markedsføring. Fivarro har ennå ingen måte å markere at en kontakt har reservert seg mot e-post, så du må selv passe på at du ikke sender til noen som har sagt nei.
Hver gang noen kopierer adresser, lagres det i kontoens logg hvem som kopierte og omtrent hvor mange adresser det var. Selve adressene lagres ikke.